El valor del tiempo

En una época en la que debido a la tecnología estamos acostumbrados a la inmediatez, siguen existiendo empresas en las que para poder tomar decisiones les parece necesario convocar a una reunión o comité a varias personas de diferentes departamentos en la cual no se gestiona el tiempo de la manera adecuada. Esta forma de actuar les limita.

Ayer me ocurrió: estaba invitada a una reunión en las oficinas de un cliente con motivo de poder explicarles un proyecto que habíamos entregado previamente; como no nos habían indicado los; puntos a tratar, fuimos dos personas para poder dar respuesta. Nuestra sorpresa fue cuando entramos en la sala: había doce personas de seis departamentos diferentes; ¡estaban duplicados!… Además, y como sorpresa adicional, no nos trasladaron ninguna duda, todo eran temas internos, no se concretaban soluciones, nadie tomaba decisiones y la resolución de los puntos que surgían se trasladaban a una reunión posterior. Incluso hubo gente que no intervino. No salíamos de nuestro asombro.

Tanto nosotros como ellos habíamos perdido un par de horas de nuestro tiempo.

De vuelta a la oficina analizamos y comentamos la forma de trabajar del cliente:

No fue necesaria nuestra presencia ni la de la mayoría de los convocados.

Al aplazar la toma de decisiones dejaron de ser ágiles, ya que no dieron una respuesta rápida, lo que hace que sus empleados no sean ni resolutivos ni proactivos.

Al tomar las decisiones de manera consensuada por todos los departamentos consiguen que nadie se atreva a tomar una decisión por sí sólo, por lo que están coartando la iniciativa personal.

La reunión se prolongó más de lo previsto.

Y pensamos en como en nuestro día a día actuamos:

Convocamos al número de personas imprescindibles y departamentos adecuados.

Marcamos una agenda con los puntos a tratar, una fecha límite de resolución y el responsable de cada acción y de la toma de decisiones.

Esta agenda se comparte con los asistentes antes de la reunión para que se lleven los puntos a tratar estudiados

Se estipula un tiempo limite

Y yo me pregunto, ¿Cómo valoran el tiempo de sus empleados estas empresas?